Du som har all tid i världen och aldrig låter dig stressas behöver inte läsa vidare. Men om du behöver vara effektiv med din tid och eliminera stressfaktorer så bör du ha en genomtänkt praxis för hur du tar hand om din e-post. Här är några tips:

Stäng av plinget

Är det inte ett mysterium hur professionella människor som i andra avseenden är effektiva och disciplinerade avbryter vad de håller på med och låter sig distraheras så fort ett mail inkommer. Vad beror detta på? Är vi fortfarande barnsligt förtjusta i det tekniska underverket som fick sitt genombrott på 90-talet? Du säger till din sekreterare att du inte vill bli störd, men du läser ändå mailen så for det säger pling? Nä, det hoppas jag att du fortfarande inte gör.

Avsätt en viss tid för att läsa e-post

Förmodligen läser du inte posten (snigelposten) vid tio tillfällen under dagen. Självklart – alla breven kommer ju vid en viss tidpunkt. Men vad är det som hindrar att du bestämmer dig för att läsa e-posten vid en fast planerad tid på dagen? Okay, du jobbar i en IT-intensiv bransch – gör det då två gånger om dagen. Men inte trettio va?

Hantera inte ett meddelande flera gånger – åtgärda direkt

Eftersom du har avsatt tid till att läsa och besvara e-post (se ovan) så har du tid att åtgärda ärandet direkt. Bestäm dig för att antingen kasta, besvara eller vidarebefordra mailet första gången du läser det. Att markera mailet som oläst för att åtgärda senare ökar stressen och bör så långt som möjligt undvikas. Du vill inte ha i bakhuvet att du har en massa mail som du inte har besvarat.

Minska antalet inkommande mail

Får du ofta samma typ av frågor? Du kan spara både kundens och din egen dyrbara tid genom att se till att svaret finns på din hemsida. Lägg upp en sida där du besvarar vanliga frågor. När du får en fråga som du tror kan komma igen så lägger du upp frågan och svaret på din ”Vanliga frågor”-sida.

Får du många nyhetsbrev? De som inte är intressanta nog för dig att läsa direkt är inte värda att ligga kvar i din inbox och pocka på din uppmärksamhet. Radera dig från de e-postlistor som du inte läser. Du kommer inte att sakna dem, och du får mer tid till viktigare uppgifter.

Får du spam i din inbox? Läs mer om hur du slipper spam nedan.